Il y a trois points à connaître dans le domaine des envois de mails sécurisés. Tout d’abord, depuis 2008, un mail et un courrier ont exactement le même poids devant un tribunal. La loi a encore progressé. Depuis 2017, les signatures électroniques ont la même valeur que les signatures manuscrites. De même, les courriers recommandés avec accusé de réception papier et électroniques sont reconnus égaux depuis 2019. Ainsi, il est tout à fait possible d’opter pour un envoi de LRAR à distance. Néanmoins, il n’est pas possible de passer directement par la voie de l’email. Avoir recours à des sites comme LaPoste.fr ou autres plateformes homologuées est essentiel. Voyons ensemble tout ce qu’il faut savoir pour envoyer un courriel sécurisé, et être certain que le destinataire l’a bien reçu.
L’accusé de lecture n’est pas un recommandé par mail
Il arrive que sur Gmail ou d’autres boîtes mail connues, vous receviez un mail qui, lors de l’ouverture, affiche un petit message, vous informant qu’un accusé de lecture va être envoyé à l’expéditeur. Vous êtes libre d’accepter ou de refuser. Comment procéder pour envoyer un tel mail ? Voici la procédure. Elle est très simple et vous assure, gratuitement, que le destinataire de votre mail en a bien pris connaissance.
Tout est en réalité très simple :
- Créez un nouveau message et préparez le mail comme si vous alliez l’envoyer,
- Allez à gauche d'”Autres options” (icône trois petits points),
- Activez le mode Confidentiel.
Un code fourni à l’expéditeur sera demandé au destinataire. Ce dernier devra donc contacter l’expéditeur, et lui montrer par la même occasion, qu’il a pris connaissance de l’email.
Pour autant, avant de terminer cette partie, nous vous informons qu’un accusé de lecture Gmail n’a pas du tout le même poids, en cas de litige, devant un tribunal. Le recommandé avec accusé de réception est un affranchissement unique. Si vous optez pour cette solution, vous payez, et en contrepartie, La Poste est responsable du pli jusqu’à signature de l’autre partie. En cas de perte, La Poste vous paiera un dédommagement.
Les bases d’un recommandé avec accusé de réception valable
Un recommandé avec accusé de réception doit impérativement passer par un site homologué ou bien par une agence La Poste. Vous savez probablement comment fonctionne le recommandé par voie postale. Intéressons-nous aux envois électroniques.
À la recherche d’un site homologué pour envoyer un recommandé par mail
Sur internet, les sites foisonnent et vous proposent d’envoyer votre courrier recommandé avec accusé de réception. Comment les départager ? Il y a en premièrement, le site officiel de La Poste. Ce dernier présente parfois des dysfonctionnements. Il est alors possible d’utiliser d’autres solutions comme :
- AR24,
- Docaposte,
- Ou encore, Cliquer Envoyer, qui propose des abonnements, profitables aux professionnels.
Vous avez fait votre choix et déterminé quel était le prix le plus avantageux ? Il est temps de découvrir les cinq étapes pour envoyer votre courrier recommandé avec accusé de réception.
5 étapes pour envoyer un recommandé en ligne
Ici, nous vous expliquons comment envoyer un courrier recommandé en ligne, avec accusé de réception, sur le site officiel de La Poste. Vous noterez que les démarches sont similaires aux sites que nous avons mentionnés dans la partie précédente.
La première étape consiste à sélectionner l’affranchissement. Dans ce cas, il faut choisir Lettre Recommandée avec accusé de réception. La Poste vous demande les informations sur le destinataire, et vous demande de vous authentifier, afin de prouver votre identité. Faut-il rappeler qu’en bureau de Poste, la carte d’identité vous est aussi demandée, et que les deux procédures ont la même valeur juridique ?
Une fois cela effectué, vous devez télécharger une copie numérisée de votre pièce d’identité ou la prendre en photo avec votre caméra. Vous téléchargez le document, ajoutez au besoin des options (impression couleur, recto-verso…). Il ne vous reste plus qu’à payer, et le tour est joué !
3 bonnes raisons pour envoyer un courrier recommandé par mail
Vous l’aurez compris, il n’est pas possible d’envoyer un courrier recommandé par mail, avec une adresse Gmail. Il faut passer par les sites spécialisés. Quels en sont les avantages ? L’équipe Resiliation.net fait le point.
Il est vrai que les bureaux de Poste sont saturés aux heures de pointe. Il faut parfois attendre trente minutes pour donner son bordereau et le courrier qui s’y rapporte à un agent, et voir l’envoi validé. Le recommandé en ligne permet de tout envoyer sans bouger de chez soi, jusqu’à soixante pages tout de même. C’est donc idéal pour les envois de particuliers à particuliers, mais aussi pour les dépôts professionnels. Voilà un gain de temps appréciable !
Par ailleurs, l’autre avantage de ce mode d’envoi est que non seulement, il horodate votre paiement et donc, la prise en charge de votre courrier, mais aussi, il authentifie ce que vous avez mis dans l’enveloppe digitale. Prenons un exemple. Il est possible que vous mettiez le mauvais document dans l’enveloppe papier, ou qu’elle parte vide par inadvertance. Ce n’est pas possible avec un envoi électronique, qui est, de fait, encore plus sécurisé que son homologue papier.
Dernier argument, le délai de traitement est beaucoup plus rapide si vous demandez un envoi en recommandé avec accusé de réception en ligne. Le courrier n’a pas à passer par le tri, risquer d’être perdu. Il est envoyé directement à l’expéditeur.
Vous ne pouvez pas nier les nombreux avantages de l’envoi en recommandé AR électronique. Vous avez maintenant tous les élements pour faire votre démarche en toute sérénité.