Quelles que soient les démarches, vous devez garder à l’esprit que tout document envoyé ou reçu peut faire office de garantie, faire foi pour un quelconque litige. En bref, c’est une preuve et un justificatif précieux, dont la perte peut vous être préjudiciable. Il est donc essentiel de bien les conserver, durant une certaine période. Combien de temps et surtout, quels documents garder ? Comment les ranger pour y accéder plus facilement ? Explications.
Quels sont les documents à conserver ?
Tout d’abord, il faut noter que les lois et les délais ne sont pas les mêmes, selon si vous êtes une entreprise ou un particulier. Prenons les impôts par exemple. Ils peuvent faire des contrôles fiscaux sur les trois années qui précèdent l’année en cours si vous êtes un particulier. En revanche, une entreprise est exposée à ces vérifications pendant une durée de cinq ans. Produire les factures émises durant cette période est, vous en conviendrez, essentiel.
Pourquoi faut-il garder ses documents ?
Il est fortement conseillé de garder tous les courriers envoyés par l’organisme auprès duquel vous avez souscrit un contrat, qu’il s’agisse d’un abonnement, d’une adhésion ou encore d’une souscription libre. Ainsi, vos relevés, courriers d’informations et notifications doivent figurer dans un dossier spécifique. Cela est encore plus important dans le secteur bancaire et le secteur des assurances.
Par exemple, en cas de résiliation, ces documents peuvent vous apporter les preuves d’une anomalie, d’un retard ou d’une erreur commise par l’entreprise, en votre faveur. Cela peut également permettre une indemnisation. Si un juge est saisi, il demandera obligatoirement des preuves écrites, des documents, des éléments concrets. Il est indispensable d’en tenir compte et d’être prévoyant. Ces contrats sont complexes et font souvent l’objet de litiges. Par conséquent, soyez rigoureux dans la conservation des documents.
C’est d’autant plus vrai dans le domaine des assurances. Vous devez conserver tout document qui atteste de votre situation :
- factures d’achats,
- factures de réparation,
- expertises…
Comment conserver et trier ses documents ?
Si vous avez peur d’égarer vos documents ou de ne pas les trouver au bon moment, n’hésitez pas à tous les numériser. A l’ère d’internet et du numérique, de nombreux coffres-fort électroniques peuvent stocker les documents de toute une vie, sans encombre. Ils ont le même valeur légale que leurs homologues imprimés sur papier.
Si vous optez pour ce format plus traditionnel, il est recommandé de prévoir plusieurs dossiers, et de classer les documents :
- Impôts,
- Factures d’énergie,
- Crédit,
- Quittances de loyer et bail,
- Banque,
- Garde des enfants,
- Téléphonie,
- Santé…
Préférez un tri par ordre chronologique : le plus récent au-dessus de la pile et le plus ancien en dessous. Ainsi, vous retrouverez rapidement les informations qui vous sont demandées.
Quelle durée de conservation pour mes documents ?
Tout dépendra du document concerné. Ici, nous parlons bel et bien des particuliers, et non des entreprises.
Les documents à conserver deux ans
Pour les quittances, les primes d’assurances, les preuves de règlements et les avis d’échéance, on considère que deux ans de conservation sont nécessaires. Basez-vous sur la date écrite sur le document.
Même chose pour les courriers de résiliation. Pensez à bien garder une copie de votre envoi et, éventuellement, la preuve de dépôt délivrée par la Poste. Dans ce cas, ce n’est pas la date indiquée sur le document, mais le cachet tamponné sur l’enveloppe qui fait foi. Mettez un trombone ou agrafez cette enveloppe et son accusé de réception au document qui s’y rapporte.
La particularité de conservation des contrats d’assurances
Pour les contrats d’assurances, il est indispensable de prolonger ce temps. Gardez-les pendant toute la durée de votre contrat d’assurances. Si vous êtes, par exemple, bénéficiaire d’une assurance Banque Postale depuis 10 ans, alors conservez vos documents durant 10 ans + les 2 ans réglementaires, soit 12 ans.
Vous avez souscrit une assurance-vie et décès ? Il faudra garder vos papiers 10 années supplémentaires.
Dans les cas un peu plus particuliers des indemnisations suite à un sinistre, les documents doivent impérativement être conservés au moins dix ans après la fin de l’indemnisation. Les documents de sinistres, qui incluent les preuves d’achats ou les expertises (notamment si vous aviez des objets de valeurs), seront en effet utiles en cas de sinistre ultérieur ou de désaccord avec la compagnie d’assurance.
À retenir pour respecter les délais de conservation des documents
- Contrats d’assurance classique : tout le temps du contrat + 2 ans,
- Contrat d’assurance-vie ou décès : tout le temps du contrat, + 2 ans + 10 ans
- Documents liés à un sinistre : 10 ans après que vous ayez perçu une indemnisation,
- Tous les autres documents : 2 ans.
Pour plus d’informations, rendez-vous sur le site officiel du Service Public. En effet, il s’agit là d’une question fondamentale, sur laquelle il convient d’être précis.
Dans tous les cas, n’hésitez pas à avoir recours au numérique pour avoir accès à tout moment à vos informations. Un contrat Dropbox peut ici, être pertinent…