Depuis 2011, il est possible de ne plus passer par la voie postale pour envoyer son courrier en recommandé. En effet, la lettre recommandée en ligne fournit les mêmes garanties, en seulement quelques clics. De même, depuis 2008, la signature numérique a la même valeur qu’une signature manuscrite classique. La lettre recommandée avec accusé de réception est d’ailleurs reconnue, depuis janvier 2019, comme un “équivalent absolu” de son homologue papier. Décryptage de cette nouvelle façon de communiquer.
Comment envoyer ses lettres recommandées par internet ?
Plus besoin de se déplacer dans le bureau de Poste le plus proche, de remplir le bordereau, affronter la file d’attente pour enfin payer votre dû et finaliser votre envoi. Après la version papier, la version électronique simplifie considérablement les démarches des consommateurs.
La petite histoire du courrier en recommandé
Dans la grande majorité des cas de résiliation, il est essentiel que le client envoie une lettre en recommandé par voie postale, ce qui peut vite coûter cher, en temps et en argent. Depuis sa création en 1829, la lettre recommandée permet une meilleure traçabilité des dates de distribution. Grâce à elle, l’expéditeur s’assure que le destinataire a bien reçu le courrier. La Poste agit comme un tiers neutre qui tranche. C’est le cachet qu’elle appose sur le recommandé qui fait foi en cas de litige.
En bref, si votre assureur et vous n’êtes pas d’accord sur la date de réception, c’est la date inscrite par La Poste sur l’envoi qui sera retenu.
La LRE AR24, acronyme de Lettre Électronique avec Accusé de Réception
Internet a simplifié toutes ces procédures avec la lettre recommandée en ligne. Fournie par la Poste ou d’autres organismes spécialisés comme Mail Certificate, cette « lettre recommandée électronique » offre exactement les mêmes avantages en termes de réception et de calcul des délais, mais aussi de contenu et de fiabilité d’envoi.
Comment envoyer sa lettre recommandée en ligne ?
La lettre recommandée électronique a tout d’une lettre recommandée classique. Vous choisissez le contenu de la lettre, l’affranchissement et même, si vous la dotez d’un accusé de réception.
Que ce soit avec ou sans avis de réception, vous pouvez recourir aux services en ligne pour envoyer une lettre recommandée en ligne (LREL).
Ces services vous dispense de toute manœuvre physique puisque, une fois votre courrier rédigé en ligne, La Poste se chargera de l’impression, de la mise sous pli et bien évidemment de la distribution du courrier recommandé. Ce service est disponible moyennant un tarif différent en fonction des sites, des services et des marques
Vous devrez ensuite :
- rédiger votre courrier ou importer un pdf ou encore utiliser l’un des modèles de lettres proposés ;
- choisir les options (avec ou sans avis de réception, impression en couleur, etc.)
- indiquer les adresses de départ et d’arrivée du courrier ;
- ajouter au panier votre commande de lettre recommandée et payer en ligne.
Suite à cette démarche, il vous sera communiqué le numéro de suivi de votre envoi. Celui-ci vous permettra de suivre l’acheminement de votre courrier jusqu’à sa distribution.
Choisir l’affranchissement : lettre verte ou lettre prioritaire, avec ou sans A/R ?
C’est pourquoi il y a deux types d’envois possibles pour la lettre électronique : sous pli ou par mail.
Dans le premier cas, la Poste se charge de placer la lettre électronique sous pli confidentiel, afin de le remettre à votre destinataire. C’est une mesure plus formelle, mais sans doute plus sûre, privilégiée pour les contacts professionnels ou administratifs.
Dans le second cas, la Poste (ou tout autre organisme) va créer un mail contenant votre lettre électronique. Le destinataire va ensuite la recevoir directement dans sa boîte mail et aura 15 jours pour l’accepter ou la refuser (tout comme un recommandé classique). S’il la refuse, elle revient à la Poste d’envoi et l’expéditeur en est informé. Même chose en cas d’acceptation de la part du destinataire.
Quelles étapes pour envoyer son courrier électronique ?
Il suffit de créer son espace personnel et de commander.
- Téléversez le document à envoyer depuis votre ordinateur.
- Ensuite, cliquez sur le niveau de sécurité que nécessite l’envoi (cela détermine le dédommagement auquel vous aurez droit en cas de perte).
- Déterminez le degré d’urgence (affranchissement J+4, J+1…).
- Décidez si vous voulez envoyer un courrier recommandé contre signature ou un recommandé simple.
- Pour finir, vous choisissez de recevoir le bordereau par pli ou par mail.
Le site calcule directement le coût de la prestation. Vous payez, recevez par mail ou courrier, selon votre choix, les récépissés. Tout est terminé.
Avantages et inconvénients d’une lettre recommandée électronique
L’avantage principal de cette lettre, c’est de pouvoir économiser du papier, des frais d’affranchissement, mais aussi du temps. En effet, en quelques clics seulement, le tour est joué : vous choisissez le contenu, le destinataire et la forme d’envoi.
Il s’agit d’un service disponible en continu, 24h/24, 7j/7. De même, les preuves d’envoi et de réception émises par Laposte.fr sont tout aussi recevables qu’un cachet de la Poste. Vous êtes donc couverts en permanence pour vos envois, surtout en cas de résiliation.
Malgré cette réelle flexibilité, il reste un petit inconvénient. Tous les organismes n’ont pas de boîte mail pouvant recevoir une lettre recommandée électronique. Il faut donc vous assurer de pouvoir passer par ce biais auprès de votre assurance/organisme avant toute démarche. Pensez aussi à contrôler que l’adresse mail est valable sans quoi vous auriez perdu le montant de votre A/R.