Vous connaissez probablement la lettre recommandée classique, en version papier. Sachez que depuis 2019, il existe un équivalent dématérialisé : le courrier recommandé électronique. Ce dernier a exactement la même valeur juridique que son homologue papier. Cet affranchissement est un niveau de sécurité en dessous du courrier recommandé avec accusé de réception, qui implique la remise d’un récépissé daté lors du dépôt du pli. En cas de litige, ce bordereau prouve que le destinataire (signataire) a bel et bien reçu et lu le document. Ici, ce n’est pas le cas. La lettre recommandée simple atteste uniquement du lieu et de la date de dépôt.
- Comment envoyer un courrier recommandé électronique ?
- Que faut-il savoir sur cet affranchissement ?
- Dans quel contexte peut-il être utilisé ?
Lisez cet article et vous aurez toutes les réponses !
À qui peut-on envoyer un recommandé en ligne ?
Les professionnels et les particuliers peuvent recevoir et envoyer des recommandés en ligne. Comme c’est le cas pour la lettre recommandée avec accusé de réception, il faut passer par un organisme certifié. En effet, de nombreuses offres foisonnent sur le web. Il convient de faire la différence. Le site le plus évident reste Laposte.fr, mais il en existe d’autres, tout aussi qualitatifs. Charge à vous de déterminer quelle est l’offre qui est la plus intéressante pour vous.
Parmi les sites sécurisés et officiels, on compte :
- AR24,
- Mail Certificate,
- Docaposte.
Une simple identification et quelques clics suffisent donc à tout le monde pour envoyer un recommandé en ligne. Voici la liste officielle des organismes certifiés par l’ANSSI.
Dans quel contexte doit-on choisir le recommandé en ligne ?
Il existe plusieurs niveaux de protection et de suivi mis en place par La Poste. L’encadrement des moyens de communication et d’envoi digitaux ont suivi, depuis 2008. Ainsi, les recommandés électroniques ont progressivement acquis le même statut que les documents papier. Cela explique que les professionnels y aient recours.
Ils peuvent de cette manière sécuriser l’envoi de documents et de courriers, à des tarifs préférentiels et sans avoir à bouger de leur entreprise. Pour autant, on ne peut pas tout envoyer en lettre recommandée. Pour certaines procédures, il faut des garanties plus fortes. Il y a notamment :
- Les demandes de résiliation,
- Une mise en demeure,
- L’envoi d’une demande de clôture de compte,
- D’un compromis de vente,
- Ou encore d’un commandement de payer…
Ces actes juridiques doivent impérativement être envoyés en LRAR. Si vous devez simplement transmettre une information ou un document important, comme une notification de sanction à un salarié, alors vous pouvez utiliser le recommandé simple.
Cet affranchissement est aussi pertinent dans d’autres contextes : relance d’impayé locatif, lettre de résiliation de bail (attention, le propriétaire doit, pour sa part, dénoncer le bail locatif à travers un courrier recommandé avec accusé de réception) ou encore une requête pour renouveler un bail commercial.
Quels sont les avantages du recommandé électronique ?
Le recommandé électronique permet d’une part d’éviter la foule au bureau de poste et donc de gagner du temps. Ce n’est pas tout. L’envoi de recommandé dématérialisé permet également d’authentifier le contenu de votre envoi. En effet, comment prouver que vous avez inséré un document dans l’enveloppe papier, lorsque vous la fermez à votre domicile. Dans les litiges, les adversaires argumentent souvent que le pli reçu était vide. C’est impossible dans le cas d’un recommandé électronique. Les envois sont d’une part horodatés, d’autre part, il est possible de vérifier ce que vous avez envoyé, car les documents sont enregistrés et archivés.
Le courrier recommandé, comme nous le disions plus tôt, est une forme d’affranchissement plus légère que le recommandé AR. Elle est donc moins chère, mais garantit une protection minimale.
Enfin, cette démarche a aussi une visée pratique et écologique. En effet, en agissant ainsi, vous réduisez votre empreinte carbone et gagnez du temps. Lorsqu’elles sont postées en boîte aux lettres, les lettres sont envoyées dans un centre de tri. En revanche, si vous optez pour la voie électronique, vous avez jusqu’à 23h45 pour finaliser votre démarche si vous voulez que l’envoi soit daté de la date du jour.
Comment envoyer une lettre recommandée électronique ?
Maintenant que vous savez dans quel contexte ces plis sont envoyés, nous vous présentons les différentes démarches à effectuer pour envoyer lesdits documents. Ne vous inquiétez pas, tout est très simple et prend moins de dix minutes. Voici la procédure.
Trouver le bon onglet sur le site de La Poste pour envoyer son courrier recommandé
Allez sur le site de La Poste. Il y a des onglets “Boutiques”, “Le courrier”, “Le colis”… Sélectionnez l’onglet Le Courrier. Une barre va s’afficher sur le côté gauche de votre écran. Cliquez sur “Envoyer un courrier en ligne“, puis “lettre recommandée en ligne“. C’est là que tout commence. Un bouton jaune intitulé “J’envoie ma lettre recommandée en ligne” apparaît sur l’écran. Allez dessus. Une page vous propose d’importer votre courrier ou bien d’utiliser l’une des lettres-type.
Vous avez bien sûr rédigé le courrier sur votre ordinateur en amont. Vous ne trouvez pas d’inspiration, vous ne savez pas comment faire ? La Poste et ses concurrents proposent des modèles de lettres à télécharger. Il vous suffit de remplir les cases vides avec vos informations personnelles et d’enregistrer le document sur votre ordinateur.
Remplir les bonnes informations pour s’assurer de la bonne réception des documents
Donc, téléchargez la lettre que vous voulez envoyer en cliquant sur “Importer votre courrier depuis votre ordinateur“. C’est le moment de choisir si vous voulez ou non un accusé de réception. Ensuite, vous pouvez acheter d’autres options comme l’impression couleur ou recto verso. Cela vous coûte bien sûr un peu plus cher.
L’étape suivante consiste à saisir toutes les informations sur le destinataire du courrier recommandé électronique. Vous pouvez d’ailleurs envoyer votre pli à plusieurs personnes ou entreprises différentes. Pensez à cocher la case si le recommandé est envoyé à un professionnel.
Il est ensuite temps de rentrer l’adresse expéditeur dans le formulaire, puis de choisir la date de dépôt. Cela peut être le jour-même, ou un autre jour.
Finaliser la commande du courrier recommandé
Une synthèse de votre commande apparaît alors sur votre écran. Vérifiez que tout est correct et validez. Cliquez sur “voir mon panier” et payez la somme demandée.
Pour finir, vous recevez une confirmation qui prouve que vous avez bel et bien envoyé le courrier. La Poste imprime alors votre document et le met sous enveloppe. C’est aussi à elle de s’assurer qu’il sera acheminé dans de bonnes conditions vers son lieu d’expédition.
À noter : la démarche est légèrement différente pour les professionnels. Il faut aller dans l’espace pro pour finaliser l’envoi.
Pièces à fournir pour l’authentification et l’envoi du courrier recommandé
D’une part, vous devrez vous authentifier et prouver votre identité en vous connectant sur France Connect, qui est un compte commun reliant l’assurance maladie et les autres organismes. Cela permet de vérifier que c’est bien vous. Ce n’est pas tout. Lors du processus de vérification, le site doit vous demander un scan numérisé ou une photographie de votre pièce d’identité. Enfin, il est possible que vous soyez obligé de faire une photo de votre visage, pour confirmer que vous n’êtes pas victime d’une fraude, abus ou usurpation d’identité.
Informations à connaître pour envoyer un courrier en recommandé électronique
Avant de terminer cet article, il paraît important de rappeler certains points importants, encore trop méconnus du grand public.
Accepter une lettre recommandée n’est pas obligatoire
En effet, aussi curieux que cela puisse paraître, il n’est pas obligatoire de signer le bordereau et d’accepter le courrier recommandé qui vous est destiné. Vous avez le choix entre affirmer votre refus, face au postier, ou alors la négliger. Cela signifie que vous ne vous déplacez pas jusqu’au bureau de poste pour récupérer votre courrier. Une notification arrive alors chez le destinataire pour l’en informer. Cette affirmation est valable pour les particuliers. Les professionnels, les entreprises et artisans sont, pour leur part, obligés de l’accepter.
Trouver les bons textes pour mieux comprendre le recommandé AR
Il faut savoir que le courrier recommandé est encadré, à échelle nationale, par le Code des postes et des communications électroniques. Ainsi, si vous avez besoin d’informations supplémentaires, référez à l’article L100 ou bien aux articles R53 à R53-4, qui sont plus récents.
Le recommandé avec accusé de réception est, de plus, encadré par les réglementations européennes.
Pour finir, nous vous conseillons de bien vérifier que tous les organismes par lesquels vous passez sont titulaires de la qualification eIDAS. Outre la liste que nous vous avons fournie en début d’article, c’est le seul label auquel vous devez vous référer.